Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета наряду с бухгалтерским и налоговым учетом — обязанность каждого хозяйствующего субъекта, имеющего в своем штате наёмных работников. Ведение кадрового учета (кадровое делопроизводство) предполагает систематическое формирование, накопление, учет и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью персонала. От того, насколько грамотно организован и ведется кадровый учет, зависит правильность начисления заработной платы, и, как следствие, налоговая нагрузка работодателя по оплате труда; мотивация работы персонала; качественное и эффективное исполнение работниками трудовых функций, и, в конечном счете, эффективность финансово-хозяйственной деятельности в целом.

Ведение кадрового учета предполагает формирование целого массива документов по учету кадров. При этом ряд документов носит обязательный характер, а другая часть является факультативной. К числу обязательных документов принято относить:

  • штатное расписание;
  • приказы о приме на работу/увольнении/переводах/предоставлении отпусков;
  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • личные карточки работников;
  • договоры о материальной ответственности;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • табели учета рабочего времени;
  • графики отпусков;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • инструкции и правила по охране труда и технике безопасности;
  • трудовые книжки.

Факультативными являются такие документы как должностные (профессиональные) инструкции, положения об отделах, о материальном и нематериальном стимулировании работников, то есть все те документы, которые определяют порядок работы, специфику труда каждого конкретного работодателя.

Довольно часто на практике встречаются ситуации, когда ведение кадрового учета недооценивается самими работодателями. А между тем наличие такого документа, как штатное расписание призвано решать как организационные, так и финансовые задачи. При планировании финансово-хозяйственной деятельности очень важно учесть текущие и перспективные потребности в персонале: сколько единиц того или иного профиля требуется сейчас и будет необходимо через месяц — квартал — полугодие; какую систему оплаты труда применять к каждой категории сотрудников и еще многое другое. При правильной расстановке кадров и распределении нагрузки на персонал, грамотном учете рабочего времени и эффективной системе оплаты труда всегда есть возможность оптимизации расходов по оплате труда: от того, насколько правильно будут составлены и оформлены первичные документы по учету кадров, зависит правильность ведения бухгалтерского учета и составление соответствующей налоговой отчетности. Ошибки, допущенные в кадровом делопроизводстве, напрямую влияют на ошибочность бухгалтерского учета и налоговой отчетности, а это, в свою очередь, неминуемо приведет к возникновению правовых последствий в виде уплаты штрафов, начислению пеней и утрате безупречной деловой репутации.

Компания «Превентива» предлагает ведение кадрового учета как в полном объеме, так и отдельных его участков. Мы проведем анализ хозяйственной деятельности, разработаем гибкую учетную политику, предложим оптимизационные схемы, минимизируем риски, обеспечим безопасность и комфорт

В последнее время увеличилось количество внеплановых проверок, проводимых Государственной инспекцией труда. Объектами проводимых проверок является несоблюдение норм законодательства о труде.

Ответственность за правонарушения в сфере труда предусмотрена, прежде всего, нормами трудового законодательства РФ, основу которого составляет Трудовой кодекс РФ: в соответствии со ст. 419 лица, виновные в нарушении трудового законодательства, привлекаются к дисциплинарной и материальной, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Современное законодательство требует ведения кадрового учета — оформления большого количества документов, фиксирующих трудовые отношения работника и работодателя. Существует довольно распространенное мнение, будто вести кадровый учет способен любой специалист, владеющий навыками работы в 1-С, освоивший систему унифицированных форм первичной учетной кадровой документации и изучивший правила оформления трудовых отношений.

Как и в любом вопросе, требующим специальных знаний узких специалистов, в ведении кадрового учета особенно важно чтобы этим занимался кадровик, специалист в области трудовых отношений.

На сегодняшний день в "Превентиве" вопросами ведения кадрового учета и делопроизводства занимается отдел трудовых отношений, в составе которого работают сотрудники, специализирующиеся в области трудового права и имеющие практический опыт в данной сфере свыше 12-ти лет.